Numérisation
Le papier est un support qui s'altère. La dématérialisation des documents permet de conserver la mémoire de l'entreprise, mais également de favoriser le service aux utilisateurs en facilitant l'accès à l'information.
Avantages solutions
- Archivage de documents électroniques à moindre coût par rapport à la version papier
- Conservation sécurisée des documents
- Partage des informations
- Consultation aisée et rapide
En pratique
Enquêtes
- Enquêtes clients, enquêtes sociales
Facturation
- factures, relevés, traites
Documents techniques
- Plans, guides d'entretien, notices d'utilisation
Documents commerciaux
- contrats, courriers, tarifs, catalogues, enquêtes
Documents du personnel
- Livre de paie, double des bulletins de paie, bilans sociaux, dossier du salarié
Fonds documentaires
- Permis de construire, dossiers clients ou fournisseurs
Documents comptables
- Factures, comptes annuels, grand livre, balance des compte...
Documents logistiques
- Etats de stocks, bons de livraison, bons de réception
Moyens et outils
L'analyse de l'ensemble des composants à numériser - numérisation d'archives, numérisation de courrier, numérisation de documents grand format... - permettra de formaliser les moyens à mettre en oeuvre, tant au niveau du développement informatique que du choix des ressources matérielles.
Du matériel industriel
Pitney Bowes Asterion est équipé de matériels professionnels dernière génération :
- Scanners automatiques haute performance
- Scanners statiques équipés de presse livre ou tables à réflexion
- Scanners à plat à très haute résolution
- Scanners de microfilms et microfiches en dynamique
Les Technologies de Reconnaissance Automatique de Documents (RAD) et de Lecture Automatique de Documents (LAD), embarquées directement sur les scanners industriels permettent de gagner en productivité.
>> En savoir plus sur la reconnaissance logicielle et la lecture automatique de documents
Les prestations complémentaires
Spécialiste des solutions de dématérialisation du document d'entreprise, Pitney Bowes Asterion vous propose différentes solutions d'archivage électronique et de dématérialisation fiscale :
- La technologie de reconnaissance et de lecture automatique de documents intégrée dans nos solutions de numérisation du courrier entrant vous fait notamment bénéficier d'une réduction des frais de saisie pouvant atteindre 50 %.
- Le portail web de consultation des archives en ligne - my-consult - ou un extranet dédié à votre société, est la solution idéale pour des consultations fréquentes et partagées entre de nombreux collaborateurs
- L'archivage électronique Sur CD-WORM, répond aux contraintes techniques et juridiques du tiers archivage
- L'archivage sur support CD baptisé GED COLD , suffit pour des consultations mono-postes
- Les avantages de la facturation électronique ne sont plus à démontrer. Pitney Bowes Asterion propose une plateforme de dématérialisation de factures conforme aux exigences légales
- Le support microfiches, répond à des besoins d'archivage micrographique à valeur probante, associés à de rares consultations
Savoir-faire
Collecte et préparation
- Collecter des documents disparates
- Dossiers, livres ou registres reliés
- Documents administratifs, livres massicotés
- Plans, affiches, cartes postales
- Ektas, diapositives, transparents
- Microfilms 35 mm ou 16 mm
- Microfiches, cartes à fenêtre
- Préparation des documents
- Enlever les plis, agrafes, trombones
- Trier les documents à traiter
- Constituer des lots de documents (homogènes ou mixtes)
- Collecter des documents disparates
Numérisation
- Formats et grammages variés
- Recto ou recto-verso
- En noir et blanc, niveaux de gris ou couleur
- Résolution de 200 ou 300 DPI
Traitements d'images
Pitney Bowes Asterion restituera vos images avec une qualité optimum :- Détection des bords et redressement de l’image
- Détourage
- Nettoyage
- Découpage
- Rotation
- Reformatage
- Ré-échantillonnage
Traitements de fichiers
- Concaténation ou éclatement de fichiers
- Conversion de format
- Compression
Indexation
- Indexation manuelle
- Indexation semi-automatique
- Mono, multi-critères ou plein texte
- Liens avec données externes
Restitution
- Dans le système d'information du client
- Sur support CD-ROM avec solution de consultation
- Dans une solution de GEIDE
- Consultation en ligne avec la solution my-consult®
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