Archivage micrographie
La micrographie utilise un support sécurisé et économique (microfiche ou microfilm) qui répond aux contraintes de conservation légales à long terme.
Avantages solutions
- Faible coût
- Pérennité
- Conservation longue durée
- Consultation illimitée
- Gain d'espace
- valeur probante
En pratique
Documents comptables
- Factures, comptes annuels, grand livre, balance des compte...
Relevés financiers
- Relevés de compte, relevés patrimoniaux, IFU
Documents du personnel
- Livre de paie, double des bulletins de paie, bilans sociaux, dossier du salarié
Documents logistiques
- Etats de stocks, bons de livraison, bons de réception
Facturation
- factures, relevés, traites
Moyens et outils
Outre son indéniable avantage économique, le support micrographique se caractérise par des atouts suivants :
- conservation du support sur des centaines d'années
- consultations illimitée sans altération du document original
- exploitation indépendante des évolutions hardwares et softwares
- valeur probante devant les tribunaux pour les microfiches constituées à titre d'original
Les moyens
Le service micrographie de Pitney Bowes Asterion utilise du matériel COM (Computer Output Microfilmer) nouvelle génération, qui outre d'être on-line, permet :
- de traiter une gamme plus étendue de format de fichiers ( PCL, TIFF, XEROX ...)
- d'intégrer des fonds de page numériques.
Les autres solutions d'archivage électronique
Des solutions d'archivage électronique permettant une consultation fréquente et un partage de l'information au sein de l'entreprise existent.
Selon vos besoins, Pitney Bowes Asterion peut archiver vos documents :
- sur le portail web de consultation des documents d'entreprise en ligne - my-consult - ou sur un extranet dédié à votre société, pour des consultations fréquentes et partagées entre de nombreux collaborateurs
- sur support CD baptisé GED COLD , pour des consultations mono-postes
- Sur CD-WORM, pour un archivage électronique répondant aux contraintes techniques et juridiques du tiers archivage
Savoir-faire
Réception et traitement des fichiers
- Télétransmission ou support physique
- Flots AFP, POSTSCRIPT, SPOOL, Base de données, XEROX….
Réception et traitement de documents papier
Formats très divers :- Plans, calques de grands formats
- Catalogues, contrats, documents administratifs à des formats standards A3 ou A4
- Bordereaux de petits formats….
Traitement informatique
- Tris
- Indexation
- Incrémentation de titres, numéros d’ordre séquentiel….
Prise de vue
- Prise de vue sur microfiche argentique ou diazoïque
- Cadre de surimpression
Duplication
- Conservation l’original dans un coffre ignifugé
- Duplicata disponible pour chaque entité géographique ou service
Consultation
Consultation sur des lecteurs simples de microfiches permettant :- Identification à l’œil nu grâce aux informations de la zone supérieure
- Accès immédiat à l’information grâce à la vue index
Restitution de l'information
- Sur papier
- Sur calque
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